Facture électronique : les obligations des grossistes et négociants en 2025

Depuis plusieurs années, la transition vers la facturation électronique s’accélère en France. À partir de 2025, les grossistes et négociants devront respecter de nouvelles obligations réglementaires, avec une généralisation progressive de l’e-facturation et du e-reporting. Cette réforme vise à moderniser la gestion administrative des entreprises, renforcer la lutte contre la fraude fiscale et améliorer la transparence des transactions commerciales. Cependant, elle soulève aussi des questions sur son application concrète, son impact financier et les solutions disponibles pour une mise en conformité efficace.

Facture électronique : quels enjeux pour les grossistes en 2025 ?

Comprendre la dématérialisation des factures

La facturation électronique impose aux entreprises d’émettre, transmettre et archiver leurs factures sous un format dématérialisé structuré, reconnu par l’administration fiscale. Contrairement à un simple PDF, ces factures sont intégrées directement dans les systèmes comptables, permettant un traitement automatisé et un contrôle accru.

Les principaux formats acceptés incluent :

• UBL (Universal Business Language)
• CII (Cross Industry Invoice)
• Factur-X (format hybride avec lecture humaine et machine)

Avec cette réforme, les factures ne seront plus échangées directement entre entreprises, mais passeront par une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) ou par Chorus Pro, la plateforme publique mise en place par l’État.

Identifier les obligations spécifiques pour les grossistes

Les grossistes et négociants, en tant qu’acteurs majeurs des transactions B2B, devront :

• Émettre et recevoir leurs factures sous format électronique
• Passer par une plateforme certifiée (Chorus Pro ou PDP)
• Respecter des mentions obligatoires sur leurs factures
• Transmettre certaines données fiscales à l’administration via le e-reporting

Toutes les entreprises assujetties à la TVA en France, quelle que soit leur taille, sont concernées par ces nouvelles obligations.

Négociants et e-facturation : quelles sont les nouvelles exigences légales ?

Analyse du cadre réglementaire imposé par le gouvernement

Initialement prévue pour 2024, la réforme de la facturation électronique a été reportée à 2026 pour certaines entreprises. Toutefois, dès 2025, une première vague d’entreprises devra se conformer à ces nouvelles exigences.

Le cadre réglementaire impose :

• La réception obligatoire des factures électroniques pour toutes les entreprises dès 2025
• La transmission des factures via une plateforme de dématérialisation agréée
• Un format structuré standardisé pour faciliter les échanges et le contrôle fiscal

Impact de la réforme sur la facturation B2B

L’entrée en vigueur de la facturation électronique impose une transformation majeure des échanges B2B, en modifiant en profondeur les processus de gestion comptable et fiscale. L’un des principaux impacts est l’automatisation des processus, qui réduit la charge administrative liée à la saisie et au traitement des factures. Cette automatisation permet également de réduire les délais de traitement et de limiter les erreurs de facturation, garantissant ainsi des transactions plus fluides et sécurisées. 

Par ailleurs, les entreprises seront tenues de transmettre certaines données fiscales en temps réel à l’administration via le e-reporting, renforçant ainsi la transparence et la lutte contre la fraude à la TVA. Pour assurer une transition efficace et éviter les risques de non-conformité, il est impératif d’adapter les systèmes comptables, d’intégrer des solutions compatibles avec les plateformes de dématérialisation et de former les équipes aux nouvelles obligations réglementaires.

La mise en conformité et les outils à adopter

Quelles sont les étapes à suivre pour se conformer à la réglementation ? 

• Réaliser un audit des processus comptables existants
• Sélectionner une solution d’e-facturation compatible
• Former les équipes aux nouvelles obligations
• Mettre en place un suivi réglementaire et fiscal

Éviter les erreurs courantes lors de la transition

Anticiper la transition vers la facturation électronique est essentiel pour éviter des complications administratives et financières. Les entreprises qui tardent à s’adapter risquent de voir leurs factures rejetées si elles ne respectent pas les formats imposés, ce qui peut entraîner des retards de paiement et affecter leur trésorerie. De plus, le non-respect des obligations réglementaires expose les entreprises à des sanctions financières. Pour éviter ces écueils, il est crucial d’engager dès maintenant une mise en conformité progressive, en choisissant des outils adaptés et en formant les équipes aux nouvelles exigences de transmission et d’archivage des factures.

La transition vers la facturation électronique simplifie chaque opération entre entreprises et fournisseurs en remplaçant les factures papier par des échanges numériques. Ce changement, adopté à l’échelle européenne, améliore l’efficacité des services comptables. Pour réussir cette adaptation, un accompagnement et un conseil adaptés sont essentiels aux entreprises concernées.

Lutte contre la fraude : quel est le rôle de la facture électronique ?

Les mesures de sécurité et d’authenticité à intégrer

L’instauration de la facturation électronique s’accompagne d’un renforcement des mesures de sécurisation des échanges. Pour garantir l’authenticité des documents, les factures devront être transmises via un système EDI ou signées électroniquement. De plus, leur archivage sécurisé sera obligatoire pendant une durée légale déterminée, afin d’assurer leur accessibilité et leur intégrité en cas de contrôle. L’administration fiscale exigera également une transmission systématique des données via le e-reporting, permettant un suivi en temps réel des transactions et un meilleur contrôle de la TVA.

En cas de non-respect des obligations, les entreprises s’exposent à des sanctions financières, pouvant inclure des amendes et des pénalités. De plus, des blocages de paiement par les clients pourraient survenir si les factures ne sont pas conformes, entraînant des perturbations de trésorerie. Enfin, des redressements fiscaux peuvent être appliqués en cas d’anomalies détectées par l’administration.

Les bénéfices pour les entreprises et l’administration fiscale

Si la réforme implique une phase d’adaptation, elle offre aussi des avantages aux entreprises :

• Fiabilité accrue des données comptables
• Réduction des litiges liés aux erreurs de facturation
• Diminution des coûts administratifs grâce à l’automatisation
  
  

En parallèle, l’administration fiscale bénéficie d’une meilleure visibilité sur les transactions et peut ainsi renforcer la lutte contre la fraude à la TVA.

L’entrée en vigueur de la facturation électronique en 2025 impose aux grossistes et négociants de repenser leur gestion comptable. Cette réforme vise à moderniser les échanges, réduire les fraudes et simplifier les contrôles fiscaux, mais elle nécessite une préparation rigoureuse. 

Les logiciels de gestion comme Orisha Distribution offrent une transition simplifiée en intégrant directement les flux de facturation électronique, garantissant ainsi une mise en conformité rapide et efficace. Se préparer dès maintenant est essentiel pour transformer cette obligation réglementaire en un levier d’optimisation pour l’entreprise.