Logiciel de facturation gratuit pour grossiste : 4 pièges à éviter

Faire le choix de s’équiper d’un outil spécifique pour générer des devis et factures automatiquement est essentiel pour optimiser la gestion de votre activité de négociant de bières, vins, spiritueux… Adopter un logiciel de facturation gratuit pour un grossiste de boissons peut vous sembler une bonne option. Découvrez les pièges à éviter et la solution la plus adaptée à vos problématiques métier.

Avantages et inconvénients d’un logiciel de facturation gratuit pour un grossiste de boissons

Qu’il soit disponible en version gratuite ou payante, utiliser un logiciel de facturation vous permet au quotidien de :

• Automatiser certaines tâches (transformation des devis en factures, transmission à la comptabilité…). Vous gagnez du temps pour vous concentrer sur votre cœur de métier : trouver des fournisseurs à l’offre distinctive pour élargir votre catalogue produits (spiritueux, vins, bières…) et répondre aux attentes de votre clientèle CHR (Café Hôtel Restaurant), prospecter pour attirer de nouveaux clients…
• Limiter le risque d’erreurs de saisie et les réclamations auprès de votre service client grâce à l’automatisation du processus de facturation. De quoi augmenter votre crédibilité en tant que négociant de boissons fiable et professionnel !
• Faciliter la gestion comptable : enregistrement des règlements clients, suivi des impayés…

Grossiste de boissons, vous envisagez de vous tourner vers un logiciel de facturation en ligne gratuit ?

On fait le point sur les avantages et inconvénients de ce type de solution pour les professionnels de votre filière.    

Le principal avantage

C’est sa gratuité ! Cet outil de facturation gratuit vous permet de faire des économies sur le coût d’acquisition, mais également sur les frais de fonctionnement à plus long terme (pas d’abonnement mensuel ou annuel à payer…).

L’utilisation de ce type de logiciel peut donc être une option si vous venez de démarrer votre activité. En effet, lors de la création de votre entreprise de négoce de boissons, vous ne disposez pas de budget à allouer à ce poste.

En optant pour une offre gratuite, vous bénéficiez à moindre coût d’une solution de facturation basique.

Les inconvénients d’un logiciel de facturation gratuit pour un grossiste de boissons

Même les meilleurs logiciels de facturation gratuits disponibles en ligne présentent des inconvénients non négligeables. C’est le revers de leur gratuité !

Le premier désavantage de taille est sans aucun doute leur offre restreinte : ils proposent des fonctionnalités limitées et non adaptées à vos problématiques métier. Si un logiciel devis facture gratuit peut suffire au début de votre activité, vous allez vite être confronté à ses limites dans la gestion de votre facturation.

Outil généraliste utilisable gratuitement, il propose uniquement des fonctions de base : création des devis, factures et avoirs, relance clients en cas de retard de paiement… Il n’apporte pas une réponse suffisamment ciblée aux besoins spécifiques d’un distributeur de boissons comme le suivi des consignes/déconsignes au retour des camions en fin de tournée.

De plus, un logiciel gratuit n’est développé que pour gérer la facturation : comptes fournisseurs et clients, dépenses… N’espérez pas optimiser la gestion de l’intégralité des aspects de votre métier : gestion des stocks, vente, préparation des commandes…

Autre faille : la fiabilité de ce type de logiciel pourrait faire défaut sur le long terme. Effectivement, contrairement à des outils payants qui bénéficient d’un réel investissement de développement, une solution gratuite n’est pas systématiquement mise à jour de manière régulière (notamment concernant la réglementation de la facturation). Ce qui peut être problématique pour vous si les textes de loi évoluent plus vite que votre outil de facturation… 

Enfin, le support clients est bien souvent très limité, voire inexistant. Bien dommage si vous rencontrez des difficultés d’utilisation ! Ne comptez pas sur des services d’accompagnement technique réactifs et performants…

Choix d’un logiciel devis et facture gratuit pour distributeur de boissons : 4 pièges à éviter

Choisir un logiciel gratuit sans vérifier qu’il soit conforme à la réglementation en vigueur

Soyez vigilant lorsque vous choisissez votre outil de facturation : vérifiez qu’il soit certifié conforme à la loi anti-fraude à la TVA.

Entrée en vigueur en France en 2018, cette réglementation impose l’utilisation d’un logiciel ou d’un système de caisse enregistreuse répondant aux 4 conditions suivantes : inaltérabilité, sécurisation, conservation et archivage des données.

Sont concernés tous les professionnels assujettis à la TVA comme vous, qui enregistrent les règlements clients via un logiciel de comptabilité, un logiciel de gestion ou un logiciel de caisse.

Opter pour un logiciel de facturation au périmètre restreint

Mauvaise surprise : vous n’aviez pas fait attention, mais le logiciel de facturation choisi est limité à un nombre réduit d’utilisateurs, de documents par an ou de clients. Il ne répond donc pas à vos besoins fonctionnels !

C’est souvent le cas des logiciels gratuits selon s’ils visent les freelances, les travailleurs indépendants ou les TPE/PME. Leur offre peut être restreinte : faible capacité de stockage, incompatibilité avec d’autres outils (logiciel de gestion du stock, CRM outil de gestion de la relation client….).

Par exemple, Clicfacture est un logiciel de facturation en version gratuite limitée à 1 seul utilisateur et 25 documents annuels, et ce, sans gestion de la TVA. Il n’est donc pas adapté à votre cas de figure !

Ne pas détecter les coûts cachés

Les logiciels de facturation gratuits le sont-ils réellement ? Pas toujours !

Certains peuvent parfois cacher des coûts pour l’utilisation de fonctionnalités plus poussées, l’exécution des mises à jour ou le choix de modules spécifiques. Ces éléments ne sont pas forcément compris dans la formule dite gratuite.

Lisez donc bien les petites lignes avant de prendre une décision.

Adopter la même solution de facturation gratuite qu’une connaissance

Très content de son choix, un ami vous recommande le logiciel de facturation gratuit qu’il utilise depuis quelques mois. Attention à ne pas suivre ce conseil sans prendre le temps d’étudier l’offre proposée !

Même si cette recommandation part d’un bon sentiment (vous faire profiter de son expérience positive), elle pourrait être néfaste pour la gestion de votre entreprise de négoce de boissons.

En effet, cette solution semble convenir à un professionnel du commerce, car elle présente, apparemment, de nombreux avantages.

Pourtant, même si l’activité est similaire, cet outil gratuit n’est pas forcément adapté à tous les cœurs de métier ni à votre filière. Vous n’avez ni les mêmes besoins ni les mêmes clients que votre ami.

La solution pour les négociants de boissons : optez pour un ERP métier

Choisir un outil de facturation gratuit peut être une solution provisoire adoptée lors de la création de votre entreprise.

Mais au fil du temps, les limites de ce type de logiciel risquent de freiner le développement de votre activité. En d’absence de fonctionnalités métier, il ne peut répondre aux besoins spécifiques d’un grossiste de boissons.

Résultat : perte de temps, de productivité, d’argent… 

La solution ? Investir dans un ERP spécialement conçu pour les négociants de boissons et les professionnels de votre filière comme le progiciel SERCA !

La solution SERCA : un choix pertinent pour les négociants de boissons

Mis à jour régulièrement pour optimiser ses performances et être conforme aux lois en vigueur, cet outil payant et complet est développé pour apporter des réponses ciblées à vos attentes.

Dédié au négoce de boissons, ce logiciel de gestion intégré comporte différents modules spécifiques à votre activité : réception fournisseurs, stocks, ventes, reporting décisionnel… À la hauteur de vos enjeux, il vous permet de gérer efficacement et de piloter l’ensemble de votre chaîne métier, facturation comprise !

Son atout distinctif ? Son module de facturation embarquée ! Cet outil stratégique agréé par les douanes optimise toutes les étapes grâce à la dématérialisation et a son application mobile:

• Chargement des factures clients directement sur le téléphone du livreur la veille de la livraison et actualisation au dernier moment pour ajouter un produit commandé à la dernière minute si besoin.
• Ordre de la tournée de livraison consultable sur l’appli SERCA Livraison. Le chauffeur livreur procède aux opérations de saisie habituelles sur le terminal : commentaires clients, encaissements, reprises, signalements de marchandises non livrées…
• Édition en temps réel et remise des factures directement chez les clients après signature électronique l’application.
• Déchargement au retour du camion à l’entrepôt. Après avoir contrôlé le retour de vides, le double des factures est généré automatiquement pour archivage sur le serveur de votre entreprise.

Grâce à ce système innovant aux fonctionnalités utiles à votre profession, les bénéfices sont réels : gain de productivité, simplification de la tâche des opérateurs, réduction des coûts, optimisation de la fiabilité…

Faire le choix d’un logiciel de facturation gratuit semble a priori une bonne option. Mais vous serez rapidement confronté aux limites de ce type de solutions généralistes. Le prix d’un logiciel métier pour négoce de boissons représente un investissement initial important. Mais vous bénéficierez d’un réel ROI !