Négoce de boissons: Quel logiciel pour la facturation

Pour créer les devis et factures de votre entreprise de négoce de boissons, vous utilisiez jusqu’à présent un logiciel de facturation généraliste, comme bien d’autres TPE/PME ou micro-entrepreneurs de votre secteur ! Pourtant, cet outil informatique n’est pas suffisamment performant pour gérer de manière optimale les spécificités de votre activité.

La solution pour gagner en réactivité et en efficacité ? Optez pour un logiciel ERP dédié !

Découvrez les critères pour bien le choisir.

Les limites d’un logiciel de facturation généraliste

En matière d’édition de devis et de factures, un logiciel de facturation offre certains avantages qui ont pu séduire des entrepreneurs comme vous au début de leur activité, notamment son coût.

Pourtant, face aux nouvelles règlementations, aux évolutions de votre métier et à  votre volonté d’améliorer la gestion de votre entreprise, cet outil peut présenter plusieurs inconvénients au quotidien :

• Une logiciel de facturation couvre seulement la gestion de la facturation : grand livre, dépenses, comptes clients et fournisseurs, mais pas forcément les autres aspects métiers : vente, logistique (stock, préparation de commande, livraison, etc…)
• Les spécificités de votre métier ne sont pas traitées, nécessitant l’utilisation d’outils tiers.
• Manque de productivité (perte de temps) et coût élevé de la saisie.

Mieux vaut donc vous tourner vers des solutions conçues spécialement pour optimiser votre gestion commerciale dans son ensemble.

Comment choisir son logiciel de facturation ?

Vous l’avez compris : en matière de facturation, un logiciel dédié va vous permettre de :

• Gagner un temps précieux et faciliter certaines tâches grâce à l’automatisation (édition, diffusion, archivage des documents).
• Gérer plus facilement et efficacement votre comptabilité et le suivi de vos clients (relance automatique en cas de retards de paiement…).
• Gérer l’intégralité de votre chaine métier

À condition de bien le choisir ! Justement, voici les principaux critères à prendre en compte pour adopter l’outil de gestion commerciale qu’il vous faut.

Le type d’entreprise

Faites attention : tous les logiciels de facturation ne s’adressent pas à tous types de sociétés. Par exemple, certains sont spécialement dédiés aux microentreprises, aux indépendants ou aux TPE/PME. 

Veillez donc à bien vérifier ce critère lorsque vous faites votre choix pour votre entreprise de négoce de boissons. 

Le nombre d’utilisateurs

Identifier le nombre de personnes qui sera amené à s’en servir : vous, vos salariés et/ou votre expert-comptable.

En effet, selon l’offre choisie, un nombre limité d’utilisateurs est autorisé à intervenir sur le logiciel de facturation.

Une interface intuitive

Cet outil est censé vous simplifier la tâche : encore faut-il qu’il soit facile à utiliser !
Si vous perdez 10 min à chaque opération quotidienne pour retrouver la fonctionnalité désirée ou si vous devez consulter un manuel technique de 100 pages pour comprendre comment l’utiliser, mieux vaut passer votre chemin !
L’ergonomie du logiciel de facturation est un critère à ne pas négliger.

Le budget alloué 

Bien entendu, en tant que grossiste de boissons et chef d’entreprise, le budget représente un critère de poids. C’est pourquoi vous aviez opté jusqu’à présent pour un logiciel de facturation généraliste.

En la matière, vous allez trouver sur le marché une large fourchette tarifaire: version gratuite, abonnement mensuel…

Pour autant, vous orienter uniquement vers les logiciels gratuits n’est pas forcément une bonne affaire. Mieux vaut payer un outil performant qui fait réellement gagner du temps (donc de l’argent), plutôt que d’en choisir un gratuit avec des résultats décevants.

De même, opter pour la solution la plus chère n’est pas systématiquement un gage de qualité. Étudier les fonctionnalités proposées pour déterminer le logiciel devis facture le plus adapté à vos besoins.

Vos besoins en termes de fonctionnalités

Assurez-vous que votre choix se porte vers un outil doté des fonctionnalités de base à savoir : personnalisation de modèles types, gestion de la TVA avec différents taux, numérotation automatique des factures, automatisation des procédures, édition, diffusion et stockage des documents conformément à la législation…

Mais un auto-entrepreneur dans le secteur informatique n’aura pas les mêmes besoins qu’un négociant en vins et spiritueux ou en bières comme vous ! La solution ? Vous orientez vers un logiciel de facturation avec des fonctionnalités spécifiques à votre activité (gestion des droits d’accises, respect des exigences douanières, gestion de la consigne/déconsigne, etc …)

Les préférences d’utilisation

Vous avez 2 options :

• Un logiciel à télécharger dit on-premise. Installé sur votre système informatique, il n’est accessible qu’en local (depuis vos postes de travail).
• Un logiciel de facturation en ligne. À condition d’avoir une connexion Internet, vous êtes libre d’accéder à votre outil n’importe quand, n‘importe où. Certains sont même utilisables directement depuis un smartphone via une application mobile.

La conformité avec la législation en vigueur

Vous voulez pouvoir utiliser sereinement votre logiciel ? Choisissez-en un conforme avec les règles en vigueur, et notamment avec les exigences de la loi de 2018 !

Ainsi, vous éviterez d’être redevable d’une amende de 7 500 euros en cas d’utilisation d’un système de facturation non certifié.

Le service client

Les avantages d’un logiciel métier