Comment optimiser la gestion des fournisseurs

Optimiser la gestion des fournisseurs en négoce de boissons signifie forcément digitaliser vos process pour une plus grande efficacité mais aussi une meilleure expérience pour vos partenaires comme pour vos collaborateurs. Commandes instantanées, suppression des doubles saisies, amélioration des relations, anticipation et optimisation des besoins et des achats… Les astuces sont multiples pour faire de cet aspect métier un véritable atout stratégique. Voici 3 conseils pour optimiser la gestion de vos fournisseurs.

Dématérialisez vos relations fournisseurs

Pour optimiser la gestion de vos fournisseurs, l’envoi des commandes par EDI (ou Échange de données informatisées) est essentiel. L’EDI consiste en un échange dématérialisé et au format électronique entre vous et vos partenaires commerciaux, en remplacement des traditionnels papiers et courriels. Les commandes par EDI offrent un gain de temps à tous les niveaux en digitalisant les relations avec vos fournisseurs et réduisent considérablement les erreurs et les doublons. Les bons de commande sont plus clairs et lisibles – et plus facilement contrôlables en termes de réglementation. 

Pour les négociants en boisson, ce procédé évite d’être obligé de ressaisir vos commandes sur les multiples portails de saisies des fournisseurs. Le processus d’approvisionnement est centralisé et simplifie les achats. Vos ressources peuvent ainsi être réaffectées à des tâches moins chronophages et à plus forte valeur ajoutée, plutôt que de passer du temps à de l’administratif.

De manière générale, la digitalisation des modes de fonctionnement dans vos métiers offre une meilleure expérience à vos fournisseurs et participe à peaufiner les relations avec eux. La dématérialisation des factures et des échanges évitent les erreurs qui vous obligent à sur-solliciter vos partenaires commerciaux. L’objectif : maintenir une relation simple, efficace et cohérente pour conserver des collaborations fructueuses.

Anticipez les achats

Une meilleure gestion des fournisseurs passe aussi par une analyse fine de vos achats et de vos stocks, pour mieux connaître vos besoins. Pour une supply chain performante mais aussi dans le cadre de meilleures relations avec vos partenaires commerciaux, l’anticipation est clé.

Grâce à des tableaux de bord et un système d’alertes intégré à votre solution de gestion globale, vous pouvez piloter finement vos relations fournisseurs en vous basant sur des informations fiables : niveaux de stocks (réassort automatique et proposition de commande du logiciel), montants des factures, remises de fin d’année, évolution des prix fournisseurs… Il existe des outils qui vous permettent d’évaluer au plus près vos besoins, via un tableau de statistiques à date qui présente vos ventes mensuelles, moyennes, annuelles, les tendances, mais aussi les situations de stock (stock théorique, stock disponible, commandes client et fournisseur en cours). Cela vous permet de déterminer le nombre de “jour de stock nécessaire” et ainsi de calculer un objectif de stock qui indique le besoin en approvisionnement.

C’est aussi l’occasion de peaufiner vos stratégies d’achats pour améliorer les performances de votre négoce de boissons. Optimiser la gestion des fournisseurs signifie garder le contrôle sur vos coûts grâce à un suivi en temps réel du marché et des accords passés avec vos partenaires.

Optimisez les approvisionnements

Dernière astuce pour améliorer la gestion de vos fournisseurs en négoce de boissons : l’optimisation et le regroupement de commande. Après l’évaluation précise de vos besoins et en fonction des informations spécifiques sur les règles d’optimisation des camions, vous faites de l’approvisionnement sur-mesure pour vos entrepôts de boissons.

Votre ERP est votre meilleur allié pour affiner vos approvisionnements. Il vous suffit d’y saisir les règles d’optimisation de vos véhicules (semi-remorques notamment) et des trajets fournisseurs, par exemple :

• Le nombre de palettes au sol et l’empilage technique selon les produits
• Les allers/retours vide et plein
• Les enlèvements spécifiques sur des lieux différents
• Les opérations commerciales spécifiques
• Les coûts de livraison proposés selon le remplissage du camion
• etc.

Ces paramètres sont pris en compte et permettent d’afficher un code couleur en fonction du niveau d’optimisation de la commande préparée (rouge, orange ou vert). Ces informations peuvent également être croisées avec d’autres dépôts qui ont passé commande pour ainsi faire un regroupement, dans un souci d’efficacité, d’économie et d’écologie.

3 conseils pour optimiser la gestion de vos fournisseurs en négoce de boissons :

1. Dématérialisez les relations en procédant à des commandes par EDI qui simplifient les échanges, évitent les pertes d’informations et suppriment les doubles saisies chronophages ;
2. Anticipez vos achats en analysant finement vos besoins grâce à des outils statistiques de prédiction de vos objectifs de stock et de recommandation sur le réassort nécessaire ;
3. Améliorez l’approvisionnement de vos produits en vous alliant à un ERP capable d’optimiser et de regrouper les commandes à partir de paramètres précis, correspondant à vos logiques métiers et produits.