Négoce de boisson : Comment faire votre inventaire tournant

L’inventaire est un moment crucial dans le quotidien d’un négoce de boisson. Déterminant pour son efficacité commercial, véritable photographie à l’instant T des stocks détenus par l’entreprise, il est pourtant souvent redouté par les décideurs et leurs collaborateurs. Cela prend du temps, peut être compliqué à organiser, révèle parfois des erreurs dures à intégrer et signifie une rupture d’activité. Afin de remédier à ces inconvénients et de vous organiser au mieux dans votre négoce de boisson, Serca vous donne quelques bonnes pratiques pour faire votre inventaire tournant.

Inventaire annuel vs. inventaire tournant

Là où un inventaire annuel permet d’évaluer précisément le patrimoine, au sens comptable, d’une entreprise, l’inventaire tournant (aussi appelé inventaire partiel) donne une image périodique de l’ensemble des références en stock. Le dénombrage n’est pas fait en une fois sur un temps très court donné, il s’adapte aux rotations des produits, à fréquence régulière dans l’année (mensuelle, trimestrielle et annuelle). Globalement, l’inventaire tournant en négoce de boisson permet d’optimiser le contrôle des marchandises disponibles, en tenant compte des aléas d’approvisionnement et de livraison, en particulier sur les produits à forte rotation.

L’inventaire tournant en négoce de boisson a plusieurs avantages :

• Il est plus simple : la masse de travail étant lissée dans le temps, l’inventaire est beaucoup moins lourd à gérer pour les équipes et représente un investissement financier moins important.
  
  
• Il permet d’optimiser les stocks : dormantes, en surstock ou en rupture… Les références théoriques sont calculées au plus juste. Les actions commerciales, les opérations logistique de préparation des commandes et d’approvisionnement des produits sont donc optimisées.
  
  
• Il est plus performant : un inventaire tournant signifie 0 jours de fermeture ou arrêt des opérations pour votre activité, ce qui est beaucoup moins pénalisant pour votre négoce de boisson.

Organiser son inventaire tournant

Un inventaire tournant dans le négoce de boisson se déroule en 5 étapes :

1. La sélection du périmètre de l’inventaire
2. Le comptage des références
3. Le contrôle du stock théorique
4. L’application des écarts
5. L’analyse des écarts

Les écarts sont courants et ont des causes très diverses : erreurs de comptage, produits abîmés, numéros de référence mal renseignés… Il faut mettre en place plusieurs bonnes pratiques pour éviter les erreurs durant l’inventaire :

• Bien composer ses équipes de comptage et donner les bonnes consignes : répartition du périmètre sélectionné, mise en place d’une procédure pour les références ayant des défauts, manquantes etc. ;
• Prendre en compte les références incluses dans les phases de préparation : figer les stocks concernés le temps de l’inventaire tournant pour avoir une vision en temps réel sur les marchandises ;
• Mettre en place un calendrier pour définir les dates d’inventaires et les dates de régularisation au plus juste.

S’appuyer sur les bons outils

L’efficacité d’un inventaire tournant repose sur l’excellente maîtrise du périmètre à inventorier et du temps à y consacrer. Il faut avoir en amont une classification des références pour déterminer la régularité avec laquelle elles doivent être comptées, à dates fixes et en fonction des quantités stockées. L’objectif est toujours d’éviter le surstockage, gourmand en volume dans l’entrepôt, les frustrations liées aux ruptures et le manque de ROI sur les références dormantes.

Une solution logicielle métier, dédiée à l’activité du négoce de boisson, peut être d’un grand support pour bien gérer son inventaire tournant et enregistrer facilement ses stocks. Elle permet de maîtriser toute la chaîne bout en bout, d’offrir une connaissance précise et fiable des références en stock pour un meilleur service rendu aux clients, tout en gagnant en efficacité.

Les fonctionnalités indispensables à intégrer dans votre processus :

• La gestion globale de l’inventaire, qui vous permet de répertorier toutes vos références rapidement, grâce à une scanette ;
• La création d’un circuit d’inventaire optimisé, via des critères comme la géolocalisation des articles, le référencement fournisseur, la classification produit…
• La mobilité avec la possibilité pour les compteurs de traiter immédiatement l’état des stocks sur smartphone ou tablette, évitant ainsi la ressaisie et les erreurs de comptage ;
• La connexion avec une base article unifiée pour reconnaître toutes vos références présentes dans la base article de votre logiciel de gestion ;
• La régularisation automatique des stocks en faisant remonter les bonnes informations directement dans votre ERP.

L’essentiel à retenir pour bien organiser votre inventaire tournant et en faire un facteur de performance :

• L’inventaire tournant permet d’optimiser la gestion de ses stocks et le contrôle sur les marchandises disponibles en tenant compte des réalités du négoce de boisson (délais d’approvisionnement, produits à forte rotation, conditions de livraison…).
  
  

• Il s’organise en 5 étapes clés, qui permettent de veiller au bon déroulement des opérations, du briefing des compteurs à l’analyse des écarts. L’inventaire tournant nécessite de figer momentanément les stocks concernés, de bien répartir le périmètre sélectionné et de se tenir à un calendrier établi au plus juste.
  
  

• Un logiciel métier de gestion des inventaires, connecté à votre ERP, est le meilleur allié pour gagner en efficacité. Il répertorie toutes vos références, en lien avec votre base article unifiée. Il permet aux équipes de suivre des circuits optimisés et de procéder au comptage en mobilité. Il facilite la régularisation en automatisant les commandes via votre logiciel de gestion.