Comment organiser une tournée de livraison ?

Traiter les livraisons en négoce de boissons s’articule autour de plusieurs points : l’optimisation des tournées, le chargement des camions, la livraison, la facturation et les déconsignes, les contrôles et la maintenance des véhicules… Autant d’étapes qui nécessitent d’intégrer des fonctionnalités déterminantes pour la bonne organisation des tournées de livraison. Voici quelques conseils pour optimiser vos process.

Optimiser les tournées en amont

Pour gagner du temps et créer des parcours logiques et économes, il est essentiel d’optimiser les tournées en amont des livraisons. Vos livreurs se voient ainsi assigner des tournées conformes à leur chargement. Un tableau de bord apporte une visibilité globale de l’ensemble des tournées, clients et produits sur une journée de livraison. Grâce à votre logiciel de gestion qui intègre une fonctionnalité d’optimisation, vous disposez d’un affichage complet des activités. Chaque client est pré-paramétré avec une tournée, un livreur et un camion par défaut. Lorsqu’une commande est enregistrée, la tournée apparaît optimisée sur la base de ces paramètres.

Face au besoin de flexibilité, l’utilisateur peut agir sur les tournées et réaffecter un ou plusieurs clients pour toutes raisons. En cas d’organisation non conforme, un client peut être affecté à une tournée existante ou à une nouvelle tournée, tout comme une tournée entière peut être greffée à une autre.

Organiser les chargements des camions

L’édition du bordereau de chargement et sa validation permettent en seconde étape de délivrer un support papier final pour guider le chargement des camions. L’édition client présente les quantités à charger pour chaque client, ainsi qu’un bloc d’informations comprenant le code client, son nom, son numéro de commande, ses coordonnées et les conditions de livraison qui attendent le livreur, directement paramétrées dans la fiche client du logiciel (rive, adresse, commentaires spécifiques…).

Dans votre outil SERCA, toute saisie de commande est associée à une notion d’ajout. La fonction de validation d’une commande modifie son état et le passe en attente de livraison. De l’état d’ajout, elle devient valide. Cette action est indispensable au bon suivi et à la visibilité, afin de faire la différence à l’instant T entre les commandes éditées sur le bordereau de chargement et les nouvelles commandes saisies.

Enfin, votre logiciel est un allié de taille dans l’aide au chargement et l’organisation physique des camions, en fonction des tournées à effectuer.

Livrer et facturer

Pour effectuer les tournées de livraison dans de bonnes conditions, vos livreurs ont besoin d’embarquer un certain nombre d’informations synchronisées avec votre ERP, ainsi que de fonctionnalités clés :

• Une liste globale des clients à livrer en premier lieu ainsi que la possibilité de les afficher directement sur un outil de navigation GPS ;
  
  
• La visualisation des factures à éditer et des paiements à recevoir : le nombre de factures, le mode de paiement des clients… sont autant de données essentielles au bon déroulé de la tournée ;

• Des fonctionnalités métier qui sont spécifiques au négoce de boissons : une visibilité sur la reprise de vide et de plein, les déconsignes… ;

• La signature électronique client, la saisie d’un règlement ou d’un avis de passage en cas d’absence du client ;

• L’impression à l’instant T d’une facture client au format A4.

En équipant vos livreurs d’une tablette connectée à votre ERP, vous leur facilitez les opérations lors d’une tournée et leur offrez une visibilité globale, ainsi qu’un champ d’actions conformes aux attentes du secteur.

Gérer les tournées et les informations

Si les tournées de livraison s’optimisent très en amont, il est tout aussi important de disposer d’une remontée fidèle des informations dans votre ERP. Vous ne pouvez pas vous passer d’un tableau de bord complet, affichant le suivi comptable et les traitements clients, le suivi des bonnes livraisons, le contrôle des reprises de vide, le programme de maintenance et de contrôle des véhicules… La bonne gestion des tournées comprend aussi un volet “aval” pour tirer les bonnes conclusions et, si besoin, replanifier les clients non livrés soit par le même chauffeur à un horaire différent soit par un chauffeur différent.

Pensez également à intégrer une fonctionnalité de communication en direct avec le livreur, afin de lui relayer des informations de dernière minute ou de lui préciser des détails importants pour la bonne exécution de son métier.

Bien organiser ses tournées de livraison, c’est :

• Optimiser les tournées en amont en y assignant logiquement les clients souhaités, en suivant un paramétrage automatique bénéfique à l’activité mais qui permet aussi de rester flexible ;
  
  
• Organiser les chargements de camion en éditant des bordereaux complets, à suivre pour optimiser l’organisation physique des marchandises ;
  
  
• Donner les outils essentiels à la bonne exécution des livraisons par vos chauffeurs, via une tablette connectée à votre ERP et ses données ;
  
  
• Veiller à la bonne remontée des informations pour garder un suivi constant, communiquer à l’instant T avec vos équipes et replanifier une livraison au besoin.