Les bonnes pratiques de fin d’année pour votre négoce de boissons

Les fêtes approchent à grand pas et la fin d’année se profile, amenant son lot d’enjeux pour les entreprises. Clôture des comptes, anticipation des évolutions tarifaires, valorisation du stock… De l’inventaire à la refacturation annuelle, c’est tout le négoce de boissons qui est concerné. Comment bien préparer le début d’année 2023 ? Quels facteurs prendre en compte pour anticiper l’activité ? Voici quelques bonnes pratiques de fin d’année à implémenter dans votre négoce de boissons.

Un inventaire efficace et performant

L’inventaire de fin d’année est d’une importance capitale puisqu’il vous permet de déterminer précisément la valeur du stock de votre négoce de boissons pour la faire figurer dans votre bilan comptable. Dans les activités de production et de négoce, il est crucial d’avoir plusieurs mécanismes d’inventaire durant toute la durée de l’exercice. Nous vous avions déjà parlé de l’inventaire tournant : véritable image périodique de l’ensemble des références en stock, il permet d’optimiser le contrôle des marchandises disponibles et de tenir compte des aléas d’approvisionnement et de livraison. À l’inverse, l’inventaire annuel permet d’évaluer avec précision le patrimoine comptable du négoce de boissons, en comptabilisant toutes les marchandises en fin d’exercice.

Pour mener à bien cette opération cruciale, voici quelques conseils : 

• Prévoyez le personnel suffisant pour réaliser le comptage, de préférence un jour sans activité, de sorte qu’aucune marchandise ne puisse entrer ou sortir de l’entrepôt pendant la durée du comptage
  
  
• En cas d’inventaire annuel un jour d’activité, où vous devez intégrer au comptage des marchandises déjà préparées pour des livraisons au lendemain, des solutions existent dans vos outils logiciels
  
  
• Assurez-vous que l’entrepôt soit bien rangé pour faciliter le comptage et les déplacements de vos collaborateurs. Si les articles se sont vus affecter des codes emplacements informatiques, vérifiez qu’ils sont bien situés à l’emplacement prévu.
  
  
• Au cours de votre cheminement dans l’entrepôt, comptez ce que vous voyez ! Ne recherchez pas les articles en suivant une liste

Des taxes maîtrisées 

Sous réserve de dispositions législatives pouvant être adoptées en loi de finances, les droits sur les alcools et boissons sucrées sont relevés chaque année dans une proportion égale au taux de croissance de l’indice INSEE des prix à la consommation constaté l’avant-dernière année. Ces taxes (ou accises) évoluent régulièrement, elles ont donc une incidence conséquente sur votre politique tarifaire.

Face aux conséquences, nous vous conseillons de choisir une solution logicielle qui automatise ces changements de taxe. Serca Informatique effectue pour l’utilisateur les modifications nécessaires pour répercuter les augmentations de droits décidées par l’Etat sur les prix de revient et les différents tarifs de vos articles concernés.

Une fermeture comptable anticipée

La clôture de l’exercice signifie la réalisation du bilan comptable de fin d’année. Et mieux vaut l’anticiper, la comptabilité étant encadrée par une réglementation stricte, demandant transparence et traçabilité des données. En amont, nous vous conseillons d’opter pour une comptabilité intégrée à votre logiciel de gestion :

• Vous pouvez suivre votre performance financière en temps réel, disposer des bonnes informations pour prendre vos décisions et suivre vos KPIs ;
• Vous optimisez la gestion commerciale de l’entreprise en automatisant la transmission des données, en évitant les erreurs et en réduisant le risque client ;
• Vous gagnez du temps au quotidien en profitant d’un système centralisé qui limite les tâches chronophages et mutualise les informations pour tous les collaborateurs.

Ensuite, quelques étapes à suivre pour anticiper au mieux la fermeture comptable :

1. Relancez les factures non payées, grâce à votre ERP négoce de boissons ou par un logiciel partenaire, comme My DSO Manager, connecté à votre logiciel de gestion
2. Compilez et enregistrez toutes vos dépenses
3. Faites votre conciliation bancaire
4. Mettez à jour vos livres comptables, en enregistrant les écritures de clôture des comptes, qui vous permettront de clôturer l’exercice pour passer au suivant
5. Préparez les états financiers
6. Evaluez votre situation financière
7. Vérifiez la comptabilité et préparez vos documents officiels

3 bonnes pratiques de fin d’année pour votre négoce de boissons : 

• Procédez à l’inventaire annuel de fin d’exercice dans de bonnes conditions : un personnel en nombre suffisant, un entrepôt correctement rangé et un cheminement facilité par votre logiciel de gestion de stock ;
  

• Maîtrisez votre politique tarifaire en reportant les éventuelles augmentations de taxes sur vos prix de revient et vos tarifs, grâce à votre outil logiciel ;
  

• Anticipez la clôture comptable de l’exercice, en profitant des avantages d’une comptabilité intégrée, et en suivant des étapes clés pour bien établir votre bilan.