Quelles étapes pour changer d’ERP ?

Le changement ou la migration d’un ERP à l’autre est souvent une source d’inquiétude pour les dirigeants d’entreprise. Face aux enjeux et aux attentes concernant le système d’information, aux diverses solutions disponibles sur le marché et à leur impact sur l’activité, il est crucial de faire les choses dans le bon ordre. Suivez ce guide en 6 étapes pour changer d’ERP dans votre négoce de boissons.

Définissez vos attentes stratégiques et techniques 

Dois-je changer d’ERP ? Cette décision est bien souvent le fruit de plusieurs constats dans l’entreprise : des lenteurs dans la gestion de l’activité dues au système d’information en place, des empêchements dans le développement, un impact négatif sur le négoce de boissons et ses performances etc. Avant toute chose, vous devez donc vous poser les bonnes questions : 

• Est-ce que mes outils actuels répondent encore à mes besoins ?
• Puis-je gérer l’ensemble de mes services avec mon ERP ?
• Mes collaborateurs ont-ils des difficultés à se servir de l’outil en place ?
• Celui-ci est-il capable d’améliorer mes performances économiques ?
• Peut-il me suivre dans mes objectifs de croissance ?

Cette première étape est en réalité un audit de l’existant. Elle vous permet de faire un tour d’horizon des outils en place, de les évaluer et d’en tirer les conclusions qui s’imposent. Un changement d’ERP pertinent est une implémentation qui se base sur des attentes stratégiques et techniques bien définies en amont.

Identifiez vos cas d’usages

Une fois cet audit réalisé, vous devez vous pencher sur l’utilisation au réel et sur le terrain que vos équipes ont et vont avoir de votre future solution. L’objectif est de faire un “tour de table” et de référencer l’ensemble des processus qui font votre entreprise. Gestion quotidienne, comptabilité, préparation de commande, inventaire, flux logistiques, process de livraison, relation client et commercial, analyses décisionnelles… Toutes les activités d’un négoce de boissons sont concernées par le système d’information, véritable point de départ qui centralise les informations et les tâches des collaborateurs..

D’où l’importance d’impliquer vos équipes tout au long du processus de changement d’ERP. Ils vous aideront à comprendre votre organisation et à dégager les cas d’usages sur lesquels vous vous baserez pour faire le bon choix. Désigner des responsables de l’implémentation d’un ERP au sein de l’entreprise permet aussi de fédérer l’ensemble des collaborateurs et de les engager dans votre

Rédigez un cahier des charges

Vous avez fait le tour de vos objectifs et vous avez une vision complète sur les besoins de votre entreprise ? L’heure est venue de rédiger un cahier des charges ERP. Ce document synthétise les conclusions des deux étapes précédentes et constitue une base de travail. Remis aux prestataires ERP, il permet d’informer et de fixer vos attentes pour avancer de façon cohérente.

Un cahier des charges ERP doit comprendre : 

• Les caractéristiques de votre entreprise : activité, taille, organisation, objectifs stratégiques…
• L’envergure du projet ERP : les attentes auxquelles la future solution doit répondre, les strates et services de l’entreprise concernés, les enjeux… 
• Les délais attendus, afin de baliser la phase d’implémentation et de limiter l’impact sur l’activité de l’entreprise
• L’architecture et les choix techniques envisagés : fonctionnement, hébergement Saas ou local, 

Le périmètre fonctionnel : liste des fonctionnalités indispensables à votre négoce de boissons

Choisissez le bon prestataire

Une fois votre cahier des charges diffusé ou remis aux prestataires qui vous ont approché, vous recevez des propositions – ou vous disposez d’une liste établie par vos soins des solutions présentes sur le marché.

Nos conseils pour bien choisir :

• Optez pour un ERP complet, qui répond à l’ensemble de vos cas d’usages ou qui est capable de s’interfacer avec d’autres solutions expertes sur le marché. Les ressaisies, la duplication des données, les erreurs… c’est fini !

• Choisissez un ERP métier, porté par un éditeur expert de votre secteur d’activité, qui fournit le périmètre fonctionnel adapté, sera le partenaire de votre développement et pourra répondre à vos besoins d’évolution facilement.

Formez et accompagnez vos collaborateurs

Avant et après le lancement officiel de votre nouvel ERP, vous devez absolument investir dans la formation des utilisateurs de la solution. En mobilisant le budget et le temps nécessaire à prendre en main l’outil, vous favorisez vos chances de réussir l’implémentation.

Durant cette étape, l’accompagnement de l’éditeur est clé : vous devez pouvoir vous reposer sur des interlocuteurs qui connaissent bien l’ERP mis en place et qui sont capables de transmettre rapidement et avec pédagogie leurs savoirs. Choisir une solution ergonomique facilite le processus : si l’outil est ludique, avec des process qui coulent de source, vos collaborateurs n’auront pas de mal à le comprendre et à l’utiliser.

Procédez à la migration

Dernière étape pour changer d’ERP et compléter l’implémentation : la migration de vos données d’entreprise. Ce processus doit être bien rodé et suivi, pour éviter toute perte de votre data et favoriser la continuité d’activité.

Chez Serca, nous respectons 5 étapes clés pour procéder à la migration de vos données : 

1. L’étude et l’analyse de vos besoins et problématiques spécifiques
2. La formulation d’une offre sur mesure en accord avec vos attentes
3. L’intégration et la reprise de vos données, en transposant votre ancien système de gestion sans perte ni ressaisie
4. Le suivi de projet et la formation des utilisateurs pour une prise en main totale
5. Le support technique, toujours disponible pour vous aider.