Les bonnes pratiques de centralisation informatique dans le négoce

Aujourd’hui, il est très courant pour les entreprises de mettre en place plusieurs outils pour gérer le quotidien de leur activité : un CRM pour la relation client, un logiciel comptable, un outil de facturation, une solution de gestion projet globale… Le résultat, c’est souvent une usine à gaz avec une perte de temps dans tous les process et qui impacte tous les métiers impliqués. Ainsi, de plus en plus, la centralisation apparaît comme une nécessité pour automatiser les tâches chronophages et à faible valeur ajoutée, et optimiser la gestion de son entreprise. Voici quelques bonnes pratiques à suivre pour une centralisation informatique optimale dans votre négoce.

Choisir un système unifié et interconnecté

La centralisation informatique est le remède à une multitude de difficultés que l’on peut rencontrer lorsqu’on utilise divers outils :

• La perte de temps considérable que représente la saisie d’informations sur plusieurs plateformes et à retrouver ces différentes informations au bon endroit et au bon moment ;
• Les erreurs qui ralentissent l’automatisation de vos process et impactent potentiellement vos actions.

Pour pallier ces inconvénients, il est indispensable d’opter pour un système d’information unifié et interconnecté. La centralisation informatique doit vous permettre de regrouper toutes vos données utiles (informations clients, niveaux de stocks, chiffres de vente sur vos divers canaux…) pour optimiser le travail de vos collaborateurs. Grâce à un ERP unique, ils peuvent retrouver les informations facilement, les saisir et les partager rapidement, s’affranchissant ainsi des tâches administratives. Votre équipe peut se concentrer sur son cœur de métier et améliorer ses performances. Du côté du gestionnaire, un système centralisé permet de prendre des décisions éclairées au quotidien et de piloter tous les aspects du négoce sans angle mort.

Exploiter les informations en temps réel

Sans la centralisation informatique de vos données, difficile d’avoir une visibilité globale sur l’activité. Or le temps réel est un vecteur incontournable de rentabilité pour votre négoce. Et il est nécessaire à tous les aspects de votre entreprise, améliorant significativement l’expérience de vos clients :

• Commerce : grâce à une solution de centralisation informatique, toutes vos références sont actualisées en temps réel, y compris vos promotions et nouveautés produits. Ainsi vos commerciaux sur le terrain sont constamment à jour et conseillent au mieux vos clients.
• Vente omnicanale : vos clients ont une visibilité en temps réel sur la disponibilité de vos produits et sur le suivi de leurs commandes, quel que soit le canal emprunté (e-commerce, télévente, point de vente…).
• Stock : vous pilotez constamment vos mouvements de stocks (entrées, sorties, préparations, livraisons…) avec une synchronisation en temps réel des commandes sur vos canaux de vente et une intégration directe dans votre chaîne logistique.
• Livraison : vous visualisez l’ensemble de l’activité de vos chauffeurs livreurs et maîtrisez les tournées, ainsi que les éventuels incidents.
• Analyse : vous suivez et analysez vos indicateurs clés en temps réel, et pouvez prendre des décisions éclairées pour mettre en place des actions décisives (équilibre du stock, optimisation tarifaire…).
  
  

Faciliter la gestion multi-sociétés

Au-delà de la gestion au jour le jour de votre négoce, la centralisation informatique permet de voir plus loin et de réfléchir à des process qui facilitent la gestion multi-sociétés ou multi-entrepôts. Avec un ERP centralisé, vous pouvez facilement partager des références fournisseurs et profiter de conditions d’achats communes à l’ensemble des négoces qui constituent votre groupe.

En conséquence, l’ensemble de vos négoces et/ou entrepôts communiquent constamment pour faciliter les transferts de stocks par exemple, pour créer automatiquement des besoins commandes clients et des réceptions fournisseurs. Vous pouvez aussi mettre en place un plan comptable commun et garder un œil sur vos indicateurs grâce à un tableau de bord centralisé qui permet de suivre les performances de chaque structure. Des statistiques agrégées sont une aide à la décision précieuse, pour vous comme pour vos collaborateurs qui peuvent prendre exemple sur les réussites des entités de votre groupe.

La mise en place de la centralisation informatique dans votre négoce a pour but final d’améliorer les performances de votre activité. Elle est aussi un prérequis essentiel pour faire fructifier vos données et mieux piloter votre entreprise. Voici 3 bonnes pratiques à suivre :

1. Choisissez un système unifié et interconnecté, qui vous fait gagner un temps considérable sur les saisies, limite les erreurs et optimise les process de tous vos métiers ;
2. Veillez à exploiter vos données en temps réel, en optant pour un ERP qui vous donne une visibilité à l’instant T sur vos flux et vos indicateurs, pour in fine une meilleure expérience client ;
3. Facilitez le partage d’informations et de stocks entre vos différentes entités pour optimiser votre chaîne logistique et profiter de conditions d’achats communes.