Changement d’ERP distributeurs : les points clés d’une migration sans accroc

Vous avez pris la décision de changer votre ERP actuel pour adopter un outil métier plus performant au sein de votre entreprise de négoce ? C’est une bonne initiative, à condition de relever plusieurs défis : intégration des données existantes, accompagnement de vos collaborateurs… Éditeur de la solution Serca dédiée aux distributeurs et grossistes en boissons, Orisha Distribution a accompagné de nombreux acteurs de votre secteur dans la conduite du changement d’ERP. Pour vous assurer de mener à bien votre projet de migration, nous partageons avec vous les leviers de succès de cette transition stratégique.

Migration d’un ERP sans accroc : les clés du succès

Identifiez les enjeux du changement d’ERP

Avant de lancer ce projet, il est primordial de déterminer les enjeux stratégiques et opérationnels qui motivent cette migration d’ERP (progiciel de gestion intégré). 

Pour un grossiste en boissons comme vous, il peut s’agir de réduire les erreurs de saisie, assurer une meilleure traçabilité des produits, optimiser vos livraisons, adopter un logiciel plus moderne pour qu’il soit adapté à vos besoins (développement de nouveaux canaux de vente)… Ainsi, vous définissez les objectifs à atteindre pour votre entreprise.

Mais cette identification des enjeux passe aussi par un diagnostic approfondi de votre système ERP actuel. Listez les fonctionnalités qui vous font défaut au quotidien.  Autre point à ne pas négliger : identifiez les données critiques à conserver absolument.  Cette cartographie vous permet d’aligner votre projet d’ERP avec vos priorités métiers et de sélectionner une solution adaptée à votre activité de négoce.

Évaluez bien l’impact sur l’organisation globale de votre négoce

La migration d’un ERP à un autre va impacter l’ensemble de votre organisation : équipe commerciale, logistique, comptabilité, relations avec vos clients et fournisseurs, interfaces entre les services…

Il est donc nécessaire d’anticiper en évaluant en amont (à court et moyen terme) les effets de ce projet de changement d’ERP :

• Détectez les zones de résistance.
• Prévoyez les formations nécessaires.
• Préparez l’intégration et la reprise des données.
• Prévoyez un plan de continuité pour limiter l’interruption d’activité pendant la phase de bascule. 

Grâce à cet inventaire, vous serez proactif dans la réussite de cette transformation d’ERP à fort enjeu. 

La préparation minutieuse du processus de migration

Élaborez un plan détaillé du projet de migration d’ERP

Planifier le changement de votre système d’information est essentiel afin d’en assurer le succès pour votre négoce. 

La planification doit couvrir toutes les étapes de votre migration d’ERP, depuis l’audit fonctionnel initial jusqu’à la mise en place finale, en passant par les phases de tests, la formation des utilisateurs…

Cadrez votre projet ERP en établissant un calendrier réaliste. C’est-à-dire avec des échéances intégrant des marges de sécurité. 

Impliquez vos équipes

Ne négligez pas le facteur humain ! C’est l’un des leviers de réussite. Sans l’adhésion de vos collaborateurs, le changement d’ERP peut échouer, même s’il s’agit de la meilleure solution logicielle pour votre entreprise de négoce. En effet, adopter un nouvel outil implique de modifier leurs habitudes de travail. Il est donc important de les accompagner progressivement dans cette transition.

Il faut intégrer la conduite du changement dès le début du projet :

• Désignez des référents dans chaque service : direction, comptabilité, logistique, commercial… Ils joueront un rôle clé dans l’expression des besoins, l’accompagnement de leurs collègues, les tests à réaliser…
• Planifiez des temps de formation pour une prise en main sereine et efficace : sessions de découverte du nouveau système ERP, support renforcé durant les premières semaines d’utilisation…

La bonne gestion de la migration de vos données d’entreprise

Commencez par identifier les données essentielles à migrer

La qualité des données à reprendre et à intégrer dans le nouvel ERP conditionne les performances de la solution choisie.

Avant de procéder à la migration des données existantes, il faut effectuer :

• Une sélection pour identifier les données prioritaires à transférer (références clients, fiches articles, historiques de commandes…) et celles qui peuvent être archivées.
• Un travail de vérification, de correction et d’enrichissement des données reprises.

Optez pour une solution avec une base article unifiée

C’est ce que propose l’ERP Serca ! 

Migrer vers ce système performant, c’est profiter de :

• Une gestion centralisée de vos stocks répartis dans plusieurs entrepôts et de vos commandes passées sur vos différents canaux de vente (site web, commerciaux de terrain, télévente…).
• Une base fournisseurs multi-dépôts unifiée avec la mise à jour automatique des prix suite à l’évolution des conditions tarifaires.
• Une base de données modifiables depuis tout support grâce à son accessibilité en mobilité.

Une fois la migration terminée, vous disposez d’une base article totalement unifiée, continuellement actualisée avec des données facilement accessibles et parfaitement exactes. De quoi simplifier la gestion de votre négoce au quotidien !

La validation et l’optimisation de votre nouveau système ERP

Testez la solution en cours d’implémentation avant le déploiement final

En théorie, tout devrait bien fonctionner. Mais en pratique, certains dysfonctionnements peuvent survenir ou des ajustements peuvent être nécessaires après une migration d’ERP. 

La phase de tests permet justement de vérifier le bon fonctionnement du nouveau logiciel, la parfaite exploitation des données migrées… Elle doit couvrir l’ensemble des aspects, des fonctionnalités de base aux modules métier spécifiques. 

N’oubliez pas d’impliquer les utilisateurs finaux de tous vos services dans cette étape. Ils sont les mieux placés pour valider ou non la solution.  

En fonction des résultats observés, il faudra corriger les éventuelles anomalies détectées ou vous pourrez déployer sereinement votre nouvel ERP.

Organisez un suivi des performances : une stratégie gagnante d’amélioration continue 

Une fois votre nouveau système déployé, commence une nouvelle phase : le suivi du projet d’ERP ! 

Vous devez pouvoir compter sur un éditeur engagé aux côtés de vos équipes, même après la mise en place. C’est le cas d’Orisha Distribution. 

Vous bénéficiez de la solution Serca, n° 1 des progiciels pour les distributeurs de boissons. Mais ce n’est pas tout. 

Ce partenaire expert vous offre également un accompagnement au changement à chaque étape de la migration avec :

• Des consultants experts mobilisés : audit, conseils…
• Une intégration fiable et complète de vos données, sans aucune ressaisie ni perte.
• Une approche sur mesure : étude de vos besoins, vos objectifs, vos processus métiers, solution logicielle adaptée à votre négoce de boissons…
• Une stratégie de migration pensée pour minimiser les interruptions. Vous ne ratez aucune vente !
• Un suivi de projet à forte valeur ajoutée (optimisation, mises à jour régulières…) accompagné de formations personnalisées et certifiées Qualiopi pour une prise en main facilitée 
• Un support technique réactif et impliqué.

Les clés du succès d’une migration ERP, comme le confirment les grossistes en boissons utilisant Serca.

Réussir votre projet de migration d’ERP, c’est possible à condition de choisir la bonne solution logicielle et un partenaire expert dans l’accompagnement au changement ! Votre négoce de boissons peut compter sur les experts métiers d’Orisha Distribution pour une transition en toute sérénité.